Должностная инструкция

специалиста по общим вопросам

МКУ «Управление образования» муниципального образования

«Макаровский городской округ»

1.Общие положения

1.1.Специалист по общим вопросам назначается и освобождается от должности приказом начальника МКУ «Управление образования» муниципального образования «Макаровский городской округ».

1.2.Специалист по общим вопросам подчиняется начальнику, заместителю начальника МКУ «Управление образования» муниципального образования «Макаровский городской округ».

1.3.Специалист по общим вопросам руководствуется трудовым законодательством, нормативными правовыми актами, содержащие нормы трудового права; Уставом МКУ «Управление образования» муниципального образования «Макаровский городской округ», Правилами внутреннего трудового распорядка, Федеральным законом от 27 июля 2006г. № 152 ФЗ «О персональных данных», приказами и указаниями начальника, основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству, настоящей должностной инструкцией.

1.4.Специалист по общим вопросам должен знать:

-Трудовой кодекс РФ, иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права;

-структуру и штаты учреждения;

-порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников учреждения;

-порядок установления наименований профессий рабочих и должностей муниципальных служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот компенсаций;

-порядок учета движения кадров и составление установленной отчетности;

-порядок ведения банка данных о персонале учреждения; организацию табельного учета;

-основы делопроизводства;

-формы и методы обучения и повышения квалификации кадров;

-правила и нормы охраны труда и противопожарной безопасности;

-правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации;

-порядок оформления архивных документов; сдачу документов в архив; оформление архивных справок

1.5.Специалист по общим вопросам должен уметь:

- работать на персональном компьютере с использованием программ Word, Excel;

-пользоваться офисной оргтехникой: факсом, сканером, принтером, ксероксом и другими средствами связи, установленными на рабочем месте.

2. Должностные обязанности

          С целью улучшения документационного обеспечения МКУ «Управление образования» муниципального образования «Макаровский городской округ» специалист по общим вопросам выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Ведение кадрового учета и кадрового делопроизводства в организации:

-оформляет прием, перевод и увольнение работников, направление в служебные командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя учреждения;

 -формирует и ведет личные дела на работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

-заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, ведет журнал движения трудовых книжек; ведет подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; производит записи в трудовые книжки о поощрениях и награждениях работников

2.2. Делопроизводство:

-ведет учет личного состава организации в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;

-оформляет прием, перевод, увольнение работников, направление в служебные командировки, ведет учет журнала командировок;

- осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков ежегодных отпусков; ведет журнал регистрации приказов на отпуск;

-составляет трудовые договора, дополнительные соглашения на работников;

-выдает архивные справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

-формирует дела (книги приказов по основной деятельности и по личному составу);

-систематизирует отдельные категории документов согласно номенклатуре дел;

-подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

-ведет учет, заполнение листков временной нетрудоспособности работников; ведет журнал учета листков временной нетрудоспособности;

-составляет табеля учета рабочего времени работников;

-обеспечивает учет, регистрацию, контроль исполнения поручений руководителя МКУ «Управления образования» муниципального образования «Макаровский городской округ», информационно-справочное обслуживание по документам в соответствии с номенклатурой дел, их хранение;

-печатает и тиражирует документы;

-оформляет справки по обращениям граждан по стажу работы (архивные справки);

-ведет журнал учета регистрации обращений граждан;

-ведет журнал учета: трудовых договоров, дополнительных соглашений на работников МКУ «Управление образования»; журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним;

-ведет работу с документами по воинскому учету, отчеты по нему:

-осуществляет контроль за получением документов письмами, по электронной почте, в СЭДе, факсом;

-по поручению руководителя готовит служебные материалы, составляет письма, запросы и другие документы, выполняет отдельные служебные поручения своего руководителя.

2.3. Осуществляет контроль за организацией и состоянием делопроизводства в учреждениях образования, проводит семинары.

2.4. Осуществляет контроль за прохождением и исполнением документов вышестоящих организаций, учреждений в части соблюдения сроков.

2.5.Выполняет обязанности по противодействию коррупционных правонарушений:

-осуществляет ежегодно сбор, обработку (до 30 марта) сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, предоставляемых руководителями образовательных учреждений муниципального образования «Макаровский городской округ»;

-осуществляет контроль за своевременностью предоставления сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, предоставляемых руководителями образовательных учреждений и размещения их на официальном сайте администрации.

-осуществляет контроль за соблюдением ограничений, запретов и требований; проводит работу по профилактике коррупционных правонарушений.

2.6. Участвует в организации личного приема граждан, осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан (участие в ведении приема граждан, ведение журнала учета обращений граждан, оформление карточек приема граждан устных и письменных, контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан).

3.Права работника

       Специалист по общим вопросам имеет право:

3.1.Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.1.Запрашивать для начальника от работников МКУ «Управление образования» необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.

3.2.Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства МКУ «Управление образования» муниципального образования «Макаровский городской округ».

3.3.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов в установленные сроки.

3.4.Вносить на рассмотрение начальника МКУ «Управление образования» предложения по улучшению организации работы с документами с учетом применения средств электронно-вычислительной техники.

3.5. Контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины работников.

3.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в его компетенцию.

4. Взаимоотношения

4.1.Специалист по общим вопросам в процессе своей деятельности взаимодействует со специалистами по кадрам структурных подразделений МКУ «Управление образования» муниципального образования «Макаровский городской округ»; с педагогическим и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов на совещания руководителей образовательных учреждений, проверки выполнения поручений вышестоящих организаций, приказов и указаний руководства МКУ «Управления образования»; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности МКУ «Управления образования».

4.2. При уходе работника, ответственного за ведение делопроизводства в отпуск, убытие в командировку, имеющиеся у него документы по указанию руководителя передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

4.3. При увольнении или перемещении специалиста по общим вопросам производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем МКУ «Управление образования» муниципального образования «Макаровский городской округ».

5. Ответственность

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, предусмотренной настоящей должностной инструкцией, специалист по общим вопросам несет ответственность в пределах и в порядке, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Требования к работнику

6.1. На должность специалиста по общим вопросам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет.

7. Условия работы

7.1. Режим работы специалиста по общим вопросам  определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленного в МКУ «Управление образования» муниципального образования «Макаровский городской округ».